FIFO e FEFO: cosa sono e come cambiano la gestione delle scorte

Quando due pallet dello stesso prodotto hanno date diverse, la domanda non è soltanto dove stoccarli. Bisogna decidere quale dovrà uscire per primo. Da quella scelta dipendono rotazione delle scorte, merce inutilizzabile, disponibilità per il cliente e lavoro quotidiano del magazzino.

FIFO e FEFO sono due regole semplici, almeno nella definizione. La prima segue l’ordine di ingresso; la seconda guarda la scadenza. Nella pratica richiedono dati corretti, procedure chiare e spazi che consentano agli operatori di raggiungere l’unità di carico giusta senza creare movimentazioni inutili.

FIFO: primo entrato, primo uscito

FIFO significa First In, First Out: il primo prodotto entrato in magazzino è il primo che viene prelevato o spedito. La priorità si basa quindi sulla data di ricevimento della merce.

Immaginiamo due consegne della stessa referenza. Il lotto A arriva lunedì e il lotto B il venerdì successivo. Con una gestione FIFO, quando arriva un ordine si preleva prima dal lotto A. L’obiettivo è evitare che la merce più anziana resti indietro mentre continuano ad arrivare nuove unità.

Questa logica può essere utile per prodotti che non hanno una data di scadenza vincolante, ma possono diventare obsoleti, superati o meno richiesti con il passare del tempo. Puoi applicarla anche a merci con termine di conservazione, quando i lotti ricevuti hanno una vita residua coerente tra loro. Non è però una garanzia automatica contro le scadenze: data di ingresso e data di scadenza non coincidono sempre.

FEFO: primo a scadere, primo a uscire

FEFO significa First Expired, First Out: il prodotto con la data di scadenza più vicina viene prelevato per primo, anche se è arrivato dopo gli altri. La priorità non nasce dall’anzianità del pallet, ma dalla vita residua della merce.

È il caso di una fornitura arrivata oggi con una scadenza ravvicinata, mentre un lotto ricevuto la settimana precedente ha una data più lontana. Il FIFO farebbe uscire per primo il lotto più vecchio; il FEFO darebbe precedenza a quello appena ricevuto ma più vicino alla scadenza.

Puoi valutare il FEFO quando il tempo residuo influenza direttamente la possibilità di utilizzare o distribuire un articolo. Accade spesso per alimenti, prodotti farmaceutici, dispositivi con scadenza, cosmetici e alcuni prodotti chimici. La sigla, da sola, non basta: devi registrare date e lotti e fare in modo che il prelievo segua davvero la priorità definita.

FIFO e FEFO: la differenza in una tabella

Il LIFO, Last In, First Out, è il criterio opposto al FIFO e compare qui solo per chiarire le differenze. Per merci soggette a scadenza, però, non è normalmente la logica da cui partire: la merce più vecchia rischierebbe di restare in fondo allo stock.

Quando FIFO e FEFO coincidono

Se i fornitori consegnano sempre lotti con date ordinate nel tempo, FIFO e FEFO possono portare allo stesso risultato. Il prodotto arrivato prima sarà anche quello con la scadenza più vicina. È una situazione possibile, ma non va data per scontata.

Le due logiche divergono quando un nuovo lotto ha una vita residua più corta di uno già a magazzino. Può succedere per differenze di produzione, per acquisti da canali diversi o per una consegna ricevuta con una scadenza ravvicinata. In quel momento, continuare a lavorare soltanto per ordine di arrivo può lasciare indietro la merce più urgente.

Prima di scegliere una regola, verifica come arrivano davvero le tue forniture: quante referenze hanno scadenza, quanto variano le date tra un lotto e l’altro, quale vita residua richiedono i tuoi clienti e cosa accade quando un articolo si avvicina al termine previsto.

I dati che rendono possibile una rotazione corretta

La scaffalatura da sola non decide quale pallet prelevare. Per applicare una logica FIFO devi almeno conoscere quando la merce è entrata. Per il FEFO servono anche lotto e data di scadenza, oppure il termine che usi per classificare la vita residua del prodotto.

Queste informazioni devono accompagnare la merce in tutte le fasi: ricevimento, stoccaggio, trasferimento di ubicazione, picking e uscita. Un’etichetta leggibile, una corretta registrazione al momento dell’ingresso e una procedura chiara per le eccezioni riducono gli errori più comuni, come prelevare la merce davanti solo perché è più comoda da raggiungere.

Un WMS, cioè un sistema di gestione del magazzino, può aiutarti a mantenere collegati articolo, quantità, ubicazione, lotto e data. Il software non sostituisce la procedura: deve ricevere dati affidabili e tradurre la regola scelta in indicazioni operative per chi lavora in magazzino.

Le tecnologie per la logistica, come WMS e RFID, possono supportare il controllo di movimenti, scorte, giacenze e rintracciabilità. Prima di affidarti a una configurazione, chiedi quali dati vengono registrati, quale criterio guida il prelievo e come vengono gestite le eccezioni.

Spazi, prelievi e controlli operativi

Una regola di rotazione funziona se il layout del magazzino la rende praticabile. In un flusso FIFO, ad esempio, l’operatore deve poter accedere all’unità arrivata prima senza spostare molti altri pallet. Nel FEFO il criterio è ancora più selettivo, perché bisogna raggiungere l’unità con la scadenza utile per quell’ordine.

La configurazione dipende da volume, varietà delle referenze, frequenza dei prelievi, dimensione delle unità di carico e disponibilità di spazi. Scaffalature tradizionali, canali a gravità o altre soluzioni possono supportare criteri diversi, ma nessuna struttura compensa una registrazione incompleta dei lotti o una regola non condivisa con gli operatori.

Se rifornisci punti vendita, la logistica per la grande distribuzione si lega ai tempi della distribuzione. Sapere quale lotto è disponibile serve solo se la preparazione dell’ordine, il trasporto e la consegna rispettano le condizioni richieste dal prodotto e dal destinatario.

Come scegliere il criterio più adatto

Non esiste una risposta valida per tutti gli articoli presenti nel tuo deposito. Puoi gestire alcune referenze in FIFO e altre in FEFO, se hai dati e procedure capaci di distinguere i due flussi. Parti dalla natura del prodotto: ha una scadenza? Quanto è rilevante la vita residua per chi lo riceve? I lotti arrivano con date omogenee?

Conta anche il livello di tracciabilità richiesto. Se devi ricostruire rapidamente quali unità sono state movimentate, ogni passaggio deve lasciare una registrazione coerente. Quando affidi stoccaggio o distribuzione all’esterno, chiarisci fin dall’inizio quali dati riceverai, quale criterio guida il prelievo e come verranno gestite le eccezioni.

FIFO e FEFO non sono formule teoriche. Sono istruzioni operative che incidono su ordine, tempi e qualità del servizio. Se devi organizzare la logistica delle tue scorte, parti dalla merce che entra e dal risultato che vuoi garantire in uscita.

FAQ

Che differenza c’è tra FIFO e FEFO?

FIFO fa uscire per prima la merce entrata per prima. FEFO dà priorità alla merce con la data di scadenza più vicina. Le due logiche possono coincidere, ma non sono la stessa cosa.

Quando è preferibile usare il FEFO?

Quando la data di scadenza o la vita residua deve guidare il prelievo, come avviene spesso per alimenti, farmaci, dispositivi con scadenza, cosmetici e alcuni prodotti chimici.

Il FIFO basta per i prodotti con scadenza?

Non sempre. Se un lotto arrivato dopo ha una scadenza più vicina, il FIFO potrebbe lasciarlo in magazzino troppo a lungo. In questi casi serve valutare una logica basata sulla scadenza.

Quali dati servono per gestire il FEFO?

Almeno codice articolo, lotto, data di scadenza o termine rilevante, quantità e ubicazione. Le informazioni devono restare collegate alla merce dall’ingresso al prelievo.